Dato: 20.01.18
Tid kl 1800-2030
Tilstede: Ken Lind, Ronn Åsberg, Ronny Holen, Stig Harald Andreassen, Linda Norum, Liv-Helga Sørensen, Bård Meløe, Terje Toften, Torben Jenssen, Lars Oskar Larsen, Aud-Karin Hay Knudsen.
Saksliste
Sak 1 Godkjenne de stemmeberettigede
11 medlemmer er stemmeberettigede.
Sak 2 Godkjenne innkalling og sakliste
Innkalling og sakliste godkjennes
Sak 3 Velge dirigent, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen
Lars Oskar Larsen velges som dirigent og Aud-Karin Hay Knudsen til referent. Stig Harald Andreassen og Ken Lind velges til å skrive under protokollen.
Sak 4 Behandle årsberetning
Lars Oskar gjennomgår årsberetning til årsmøte.
Det ble påpekt at det var 7 deltakere på Birken.
Årsmøte mener det bør jobbes videre med trafikksikkerhet. Brudd på regler kan føre til at medlem ikke får delta videre på trening/klubbritt.
Styret må sette seg inn i de nye reglene for klubbritt, i god tid før terminliste for klubbritt settes opp, og kalle inn til medlemsmøte. Gjerne med noen fra NCF/Region Nord for å holde foredrag og svare på spørsmål.
Ulvøyrittet: Det ryktes at ulvøytråkket vurderes å legge ned, og det er synd hvis vi ikke kan få til verken ulvøyrittet eller ulvøytråkket. Det nye styret bes om å få til ett samarbeid her. Gjerne på samme måte som med Vesterålen summer games, hvor VSK sin oppgave er å annonsere og å øke deltakelse på rittet.
Det kom også forslag på å gi støtte til trener for rekrutter. Det er kanskje dette som må til for å få flere unge til få lyst til å trene på sykkel og delta på ritt. Dette var alle enige i.
Sak 5 Behandle regnskap i revidert stand
Påpekning fra revisor; det skal spesifiseres i bilagene hvilke personer som har betalt medlemsavgift, og hvilken type medlemskap. På forespørsel er dette lagt fram og godkjent av revisor for 2017. For framtidig regnskap skal dette følge som bilag i regnskapet. Antall medlemmer skal dessuten opplyses i note i regnskapet.
Revisor påpeker også at idrettslaget må ha to valgte revisorer. Dette er ikke fulgt opp for 2017 regnskapet, og må være på plass for 2018.
Årsmøte godkjenner regnskapet.
Sak 6 Foreta valg
Aud-Karin Hay Knudsen (leder), Terje Toften (kasserer), Lars Oskar Larsen (styremedlem) og Ola Novstad (vara) er på valg og går ut av styret.
Valgkomiteen klarte ikke å finne noen som ønsket å stille til valg.
I forkant av årsmøte fikk vi direkte beskjed fra Kent Stian Ellingsen om at han kunne stille som vara eller styremedlem.
På årsmøte sa Linda Norum seg villig til å stille som vara.
Årsmøte gir styret fullmakt til å finne noen som kan ta seg av regnskapet, mot betaling. Enten et medlem, eller et regnskapsbyrå. Klubben har få bilag, og betaler pr nå ca 5000kr i året på lisens for regnskapsprogram, og regner med at kostanden blir omtrent det samme ved å «sette bort» oppgaven.
Dermed så mangler det to medlemmer til styret, og det vil bli kalt inn til ekstraordinært årsmøte for å diskutere klubbens framtid.
Årsmøte vedtar å kalle inn til ekstraordinært årsmøte for å drøfte klubbens fremtid.
Årsmøte ønsket å behandle disse sakene selv om det ikke er valgt ett nytt styret.
Sak 7 Behandle forslag og saker
-Magdalene Lind/rekrutter
Årsmøte gir styret fullmakt til å gi talentstipend på 5000,- + full klubbdraktsett til rekrutter som viser gode resultater og satser på sykkel. Rekrutter kan på lik linje som andre medlemmer søke støtte til større ritt. Årsmøte gir styret fullmakt til å behandle innkommende saker.
Sak 8 Fastsette medlemskontingent
Årsmøte fastsetter kontingenten og avgift på samme nivå som tidligere.
Medlemskontingent 2018:
- Hovedmedlem 400,-
- Familie 500,-
- Ungdomsmedlem 100,-
- Klubbrittavgift 100,-
Sak 9 Vedta idrettslagets budsjett
-saken behandles på ekstraordinært årsmøte
Referatet kan lastes ned (pdf)
Aud-Karin Hay Knudsen
Referent